Calendrier partagé : Secret d'une bonne communication entre équipes.

Un calendrier partagé est un outil informatique permettant d'accéder en ligne à l'agenda de tous les membres de l'entreprise.

Beaucoup plus pratique que l'agenda papier, il possède de nombreuses fonctionnalités qui engendrent un gain de temps et donc plus de productivité à l'entreprise. Il est simple d'utilisation et ne nécessite aucune formation, simplement une sensibilisation au logiciel utilisé.

C'est donc un outil très fonctionnel qui permet de nombreuses possibilités de management de l'entreprise, pour peu que vous connaissiez les différentes options dont il est doté.

Pour utiliser un calendrier (ou agenda) partagé, il suffit de disposer d'un ordinateur ou d'un smartphone et d'une connexion internet.

Grâce à cet outil, vous pouvez :

- fixer les dates, lieux et horaires de réunions ou rendez-vous,
- consulter l'emploi du temps de vos collaborateurs,
- organiser le temps de travail de chacun en fonction des autres,
- programmer en une seule fois des évènements qui ont lieu régulièrement (tous les lundis par exemple).

Le calendrier étant mis à jour en temps réel, vous pouvez rapidement modifier les dates et durées de réunions et vous rendre compte à tout moment de l'activité de votre entreprise et du planning des salariés.

De plus, chaque modification effectuée dans l'agenda partagé (modification, ajout ou suppression d'évènements) est systématiquement notifiée aux utilisateurs par mail et/ou SMS.
 

Prenons un exemple concret :

Vous devez présider une réunion mais au dernier moment vous avez un empêchement. Il vous suffit de vous connecter sur le calendrier partagé afin d'annuler la réunion. Vos collaborateurs sont prévenus immédiatement par la mise à jour en temps réel de l'agenda et ils recevront un mail pour les avertir directement.
Vous pouvez également planifier une nouvelle réunion en ayant accès directement à l'agenda de tous les membres de l'entreprise, pour voir quel créneau horaire convient le mieux à tout le monde.

Il est important de préciser que vous pouvez également choisir avec qui partager les données présentes sur le calendrier. Tout d'abord car son accès est protégé par un mot de passe qui permet uniquement aux personnes le connaissant d'accéder aux informations, soit pour une simple consultation, soit pour y noter de nouveaux évènements. Seul l'administrateur peut ajouter ou supprimer des membres et gérer leur droit d'accès.

Vous pouvez également choisir avec qui partager les informations : visible par tout le monde ou seulement par un groupe restreint, cela afin d'éviter de surcharger les utilisateurs d'informations non nécessaires. Cela permet aussi de planifier sur votre agenda vos rendez-vous personnels et d'y enregistrer vos contacts sans qu'ils ne soient visibles de tous les membres de l'entreprise.

Et pour ceux qui préfèrent tout de même la sécurité du papier, il existe une alternative compatible avec le calendrier partagé : les plannings peuvent être importés sous format Word, Excel ou PDF directement sur l'ordinateur afin de les imprimer.

En conclusion, combinant agenda personnel et agenda d'entreprise, le calendrier partagé est un bon moyen de gérer le planning de l'entreprise en fonction de l'emploi du temps des salariés, il permet une vue directe des disponibilités de chacun, permettant une mise en place simple et rapide des réunions et différents rendez-vous. C'est donc un outil visant à donner à l'entreprise une communication directe et interactive entre les différentes équipes.

Et vous, êtes-vous prêt à abandonner votre agenda papier pour vous lancer dans un agenda partagé ?