Le logiciel de Facility Management au service de la gestion de l'entreprise

Le Facility Management est né aux USA il y a une trentaine d’années. Si sa spécialité a longtemps été une application à la gestion immobilière, il s’applique le plus souvent à tous les métiers, toutes les entreprises, afin d’essayer de simplifier le travail et d’éviter les pertes de temps. De plus en plus connu sous la forme du logiciel de Facility Management, il fonctionne sur tous les postes informatiques de votre entreprise mais pas seulement. Il est tout aussi disponible depuis un smartphone ou une tablette, et permet donc d’être utilisé en parfaite mobilité et non dans la seule enceinte de la société.

Une économie

Le but de ce Facility Management est de faire confiance à de vrais experts pour tout ce qui touche les services généraux de la société. L’entreprise a son propre coeur de métier, elle n’est pas toujours au fait de tout ce qui concerne l’administratif, l’accueil, la communication interne, la communication externe, etc., ou ne prend pas le temps de gérer ces postes. Il est parfois bien plus rentable de faire appel à un service extérieur, dont c’est la spécialité, plutôt que de vouloir tout faire par soi-même.

Faire appel à une société extérieure c’est une des solutions, mais il en existe une autre, c’est de s’entourer d’un logiciel de Facility Management qui saura regrouper les différents services et mêler l’administratif avec la comptabilité et le commercial, par exemple. Parce qu’un contact, un appelant, peut être ou peut devenir un prospect, puis un client et, finalement, une facture. Pourquoi gérer différemment et de façon compliquée tous les services, pourquoi ne pas tout centraliser ?

Le logiciel va gérer l’entreprise dans sa verticalité, il va se révéler le trait d’union de l’ensemble, relier tous les départements, véritable fil rouge d’une société. Il va éviter de tout compartimenter et de, parfois, refaire le même travail plusieurs fois, dans différents services en oubliant de prendre tous les aspects en compte.

Le fonctionnement du logiciel de Facility Management

Il peut par exemple arriver que certaines tâches soient récurrentes, il serait alors dommage de les reprendre systématiquement là où un logiciel de Facility Management peut intervenir à votre place. Il s’agit aussi de suivre les tâches de chacun, qu’il travaille en interne ou chez des clients, de bien planifier, de gérer des absences afin que le travail soit quand même fait, etc. Si la gestion des plannings entre dans son domaine de compétence, il ne s’arrête pas là puisque, depuis la base de données jusqu’au devis et la facturation en passant par le suivi commercial, ce logiciel permet de concevoir l’entreprise comme une seule entité et non plus comme un cloisonnement de services.  En outre, avec un tel outil, la gestion du personnel mais aussi l’appel à du personnel externe sera facilité.

Facilité, le mot est lâché puisque c’est de cela qu’il s’agit quand on étudie l’apport d’un logiciel de Facility Management. Simplifier le travail aussi bien pour l’encadrement que pour les exécutants. Chacun sait ce qu’il a à faire, tout en étant au courant de ce qui a déjà été réalisé. Le suivi du client et du travail concerne tout le monde, chaque employé de la société et les messages du genre “Je ne sais pas, ce n’est pas mon domaine de compétence, il faut appeler tel service”, toujours mal perçus par les clients, n’ont plus cours.

Vous avez des questions sur les logiciels de Facility Management ? Vous en recherchez un ? Vous vous demandez comment l’appliquer à votre entre entreprise ? Dune Gestion peut répondre à toutes vos interrogations  et vous fournir les éléments indispensables à la bonne gestion de votre entreprise.