Planifiez la gestion de vos événements

Votre entreprise est spécialisée dans la gestion d’événements ? Ou bien il lui arrive d’en organiser de temps à autre ? Que ce soit pour accueillir 10 ou 1 000 convives, la mise en place d’événements ne s’improvise pas. Voici donc nos conseils pour être au top dans le domaine !

1— Gestion d’événements : de l’organisation

Pour qu’unévénement soit réussi, une excellente organisation est indispensable. Alors, avant toute chose, commencez par vous poser diverses questions.

2— Cet événement est-il nécessaire ?

Ou bien pouvez-vous transmettre votre message d’une façon plus simple, plus rapide et moins coûteuse ? C’est la première question que vous devez vous poser.

3— Se débrouiller seul ou faire appel à un spécialiste ?

Votre entreprise est experte en gestion d’événements ? En organiser un ne sera donc pas un problème. En revanche, si ce n’est pas le cas, mieux vaut faire appel à des professionnels.

4— Créer un comité, une nécessité ?

Que vous décidiez de faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel ou que vous organisiez votre manifestation vous-même, créer un comité est hautement recommandé. Choisissez, tout d’abord, celui ou celle qui sera votre bras droit tout au long de l’organisation de l’événement. Puis, ensemble, constituez votre équipe de choc.

5— Où organiser l’événement ?

Au sein de l’entreprise elle-même, dans une salle d’un grand hôtel à Genève... ? Choisissez un lieu adapté à l’événement que vous souhaitez mettre en place.

6— Quand organiser l’événement ?

On n’y pense pas forcément, mais un événement ayant lieu pendant des vacances scolaires ne sera pas organisé de la même façon qu’un événement mis en place hors vacances. Dans le premier cas, il faudra peut-être prévoir, par exemple, des activités pour les conjoints et enfants des participants. De même, si c’est au printemps ou en été, vous pourrez prévoir des activités en extérieur ou encore un buffet froid. Si c’est en plein milieu de l’hiver, cela risque d’être plus compliqué.

7— Quel budget ?

Là encore, c’est une question primordiale puisqu’on n’organise pas le même événement avec quelques milliers et quelques dizaines ou centaines de milliers de francs suisses.

8— Quel public ?

Quel type d’audience assistera à votre événement et combien de personnes attendez-vous ? Cette autre question est très importante.

9— Combien de temps va durer l’événement ?

En matière de gestion d’événements, il est utile de savoir combien de temps va durer la manifestation que vous prévoyez : une heure, deux heures, une journée, un week-end entier ou plus encore ?

10— Utiliser un logiciel, une obligation ?

Vous n’êtes absolument pas obligé d’utiliser un logiciel dédié à la gestion d’événements. Cependant, nous vous le recommandons. Et cela tombe bien, nous avons la solution qu’il vous faut avec Dune Event (calendrier, site internet, newsletter...).

On résume

Avant de se lancer tête baissée dans la mise en place d’un événement, il convient de se poser certaines questions comme :

1)   Cet événement est-il réellement nécessaire ?

2)   Vaut-il mieux l’organiser seul ou faire appel à un expert ?

3)   Faut-il créer un comité ?

4)   Où l’organiser ?

5)   Quand l’organiser ?

6)   Quel budget lui consacrer ?

7)   Quel est le public ciblé ?

8)   Combien de temps va durer l’événement ?

9)   Doit-on utiliser un logiciel de gestion d’événements ?

Et souvenez-vous, une excellente organisation est le secret d’un événement réussi.

Des conseils, des commentaires ? N’hésitez pas !