9 points pour réussir votre événementiel

Réaliser un événementiel est une occasion unique, pour un professionnel, de mobiliser ses troupes, entretenir une relation avec ses clients, ses partenaires, ses contacts et en trouver de nouveaux. Mais quel type d’événement réaliser, comment le gérer efficacement, comment le faire vivre ? Si de nombreuses règles sont à respecter, que nous allons énoncer par la suite, s’entourer d’un bon logiciel comme celui que nous proposons chez Dune Gestion peut, aussi, apporter sa pierre à l’édifice.

Qui inviter ?

C’est la première question que vous devez définir. Même si, le plus souvent, votre volonté sera de voir le plus large possible, vous devez cependant privilégier une cible pour bien adapter l’événement à cette cible. Clients ou fournisseurs ? Mais vous pouvez aussi prévoir un événement en deux temps, avec une première partie réservée aux officiels et partenaires. A moins que, au contraire, vous ne souhaitiez mêler les deux pour montrer à vos partenaires la multitude de vos clients et, à vos clients, l’intérêt que vous portent les partenaires et les officiels.

Le type d’événement

Une fois votre public déterminé, vous allez pouvoir penser à l’événementiel à proprement parlé. Les possibilités sont quasiment infinies : anniversaire de création de la société, portes ouvertes, millième ou millionième client, ouverture d’un nouveau département, d’une nouvelle agence, mise en place d’une nouvelle machine exceptionnelle, inauguration de locaux, démarrage d’un nouveau partenariat, communication sur un mécénat, sur du sponsoring, lancement d’une promotion, nouvelle collection, nouveau service, etc.

Le centre d’intérêt

Si les causes sont multiples, comme vu juste avant, ce qui va différencier votre événementiel, c’est la méthode. Et, la première chose, ce sera la participation d’une (ou plusieurs) tête d’affiche. Ce sera une personne reconnue dans votre profession ou par les contacts qui se déplaceront. Un homme politique reconnu venant couper un ruban est déjà une bonne chose et vous apportera une note sérieuse. Encore plus si vous en avez plusieurs, de tendances différentes, afin d’éviter de noter une couleur politique à votre opération. 

Mais un sportif reconnu, un artiste célèbre, un homme d’affaires réputé, un orateur renommé, pourront venir à la rencontre de votre public.

Ce sont ces personnalités qui vont entretenir le buzz, faire reconnaître votre organisation comme un grand moment à ne pas rater.

Le lieu

Selon l’événement que vous avez retenu, vous pourrez prévoir que vos locaux, votre agence, votre usine sera le centre de la ou de ces journées, afin de faire découvrir ce que vous faites, comment vous le faites. Ou vous pourrez prévoir des journées plus festives, dans une salle au milieu de la verdure, dans un parc d’attraction, dans un château ou une simple salle des fêtes de votre commune. Toute votre organisation doit se tenir et le lieu convenir à l’esprit que vous souhaitez insuffler.

Le jour et la date

Il est souvent conseillé, aux professionnels, de prévoir leurs événements le mardi ou le jeudi, en fin d’après-midi, afin de ne pas trop prendre sur la vie privée des participants. Mais tout dépend de ce que vous organisez et d’où viennent vos visiteurs. Si vous avez, pour clientèle, des familles, et que l’événement sera festif, le week-end pourra très bien correspondre à cette date et le vendredi dans la soirée au lancement de votre opération avec des invitations plus officielles.

Les invitations

Comme le choix de la cible, au début, l’envoi des invitations sera un élément déterminant pour la réussite de votre événementiel. Bien sûr, attention à n’oublier personne, à ne choquer personne. Quelques erreurs peuvent parfois causer plus de mal que de bien. Il faut compter un taux de participation, généralement, de l’ordre de 10%, qui peut évidemment varier selon le ciblage et le type d’événement.

Ensuite, vous devez prévoir de les envoyer environ 3 à 4 semaines avant, avec une relance, si possible téléphonique, une semaine avant la date prévue.

L’organisation

Il vous reste maintenant à tout organiser, tout préparer. Un traiteur à prévoir pour le(s) repas ou le cocktail, des badges pour les invités, une signalisation, des décorations, des panneaux de présentation pour votre activité, les médias à prévenir, etc. La planification de votre événement pourra, aussi, vous être utile, avec le logiciel adéquat.

Le déroulé

C’est LE grand jour. Votre opération débute. Vous allez devoir être à la hauteur. Attention à vous rendre disponible pour tous vos invités, les accueillir, avoir un petit mot pour eux sera essentiel, les saluer avant leur départ. 

Votre discours devra être soigneusement préparé et ne pas paraître insipide. Vous allez aussi devoir déléguer tout ce qui gravite autour de l’événement pour vous consacrer à l’essentiel de cette journée : la communication.

Vous pouvez aussi faire vivre votre événement en live, en tweetant, en envoyant quelques images en direct sur les réseaux sociaux, voire, en diffusant les plus grands moments de cette journée : la coupure des rubans, les discours, etc.

La suite

La journée est terminée. Mais votre opération ne l’est pas pour autant. Vous allez devoir la faire vivre le plus longtemps possible. Maintenir les contacts établis. Faire suivre un compte-rendu, les photos ou un film de cet événement à vos contacts (qui vous auront laissé leurs coordonnées à cette occasion). Il vous faut, maintenant, conserver ce lien étroit que vous avez réussi à créer, et entretenir le buzz le plus longtemps possible.

Vous avez déjà organisé des grands événementiels ? Vous allez en organiser ? Vous êtes concerné par cet article et pouvez avoir des remarques, des compléments d’information. Venez les partager sur ce blog.