Entreprises : zoom sur le coté réel du traitement des fichiers

En anglais, on parle de « filing process », terme que l’on peut traduire en français par « traitement des fichiers ». Il s’agit simplement de la façon dont les documents d’une entreprise sont traités, mais aussi stockés.

1. Traitement des fichiers d’une entreprise : le système classique souvent privilégié

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le monde des entreprises n’évolue pas sur tous les plans. Pour le traitement des fichiers, par exemple, on note une véritable stagnation. Certaines sociétés vont même jusqu’à embaucher des personnes pour s’assurer que leurs documents sont parfaitement stockés et facilement accessibles. Pourtant, aujourd’hui, il existe des solutions alternatives pour une gestion des documents plus moderne, plus économique et plus écologique.

2. Entreprises « zéro papier » : une utopie ?

N’est-ce pas surprenant de se dire que près de 85 % des entreprises conservent leurs anciennes habitudes pour le traitement de leurs fichiers alors que des solutions modernes existent ? Évidemment, il est parfois inévitable d’imprimer des documents, mais en optant pour le stockage sur le cloud, les coûts d’une entreprise sont réduits de 74 % (moins de matériel nécessaire, moins de papier utilisé...).

En résumé :

• 84 % des entreprises ont encore le réflexe de choisir le support papier ;
• Pourtant, 74 % de leurs coûts seraient réduits si elles utilisaient le cloud.

Pour une entreprise, ne plus utiliser de papier est difficile. Cependant, il est possible d’en limiter l’utilisation.

3. Traitement des fichiers : une question d’argent, mais pas seulement

Selon Efficient Technology Inc.’s, si chaque employé d’une entreprise imprime et stocke cinq documents par jour (ce qui, à première vue, semble peu), cela équivaut à une perte annuelle de près de 12 000 dollars. Pour une entreprise de 50 salariés, cela veut donc dire 600 000 dollars « jetés par les fenêtres » annuellement. Notez que ce coût n’inclut pas le prix des erreurs dans les documents qui finissent à la poubelle, celui des documents perdus ou encore celui des documents mal classés.

Mais plus qu’une histoire d’économies financières, l’évolution du traitement des fichiers au sein des entreprises est également une question environnementale. Chaque année, le monde produit 300 millions de tonnes de papier. Or, moins de papier produit signifie de nombreux arbres sauvés. De plus, en imprimant moins, on réduit notre exposition aux métaux lourds et autres composés nocifs que l’on trouve dans les encres.

Conclusion

Selon une étude récente menée par Fuji Xerox of Australia et IDC, les entreprises qui ont commencé ànumériser leurs documents pour les avoir en format électronique sont 14 % plus efficaces que leurs concurrents n’ayant pas opté pour la même stratégie.

Étant donné le nombre de solutions de stockage en ligne qui existent, les entreprises n’ont plus aucune excuse pour ne pas sauter le pas. À moins que l’idée d’une entreprise « zéro papier » ne les séduise pas plus que cela...

Et vous, que pensez-vous du traitement des fichiers en ligne ? Trouvez-vous cette solution plus efficace et plus intéressante que la version papier ?

Source : http://www.business2community.com/strategy/real-costs-traditional-business-filing-processes-01254129#8WjLgf7hveLQfuaj.97